Job Description

Vill du arbeta på en dynamisk arbetsplats med internationell prägel? Då är du varmt välkommen med din ansökan till rollen som administratör på institutionen för Data- och informationsteknik, Chalmers.
Information om avdelningen
Institutionen för data- och informationsteknik är en integrerad institution mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola AB, belägen på campus Johanneberg och campus Lindholmen i Göteborg. Dess verksamhet omfattar högklassig forskning, utbildning och nyttiggörande inom områden som AI & machine learning, software- & hardware engineering, computer science, security, network & systems. Organisationen består av knappt 300 anställda med en hög internationell sammansättning med individer från över 50 nationaliteter.
Beskrivning av tjänsten
Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter till akuta frågor som måste lösas här och nu. I rollen stöttar du en av våra vetenskapliga avdelningar med personaladministration, beställningar, workshops, resor, gästhantering, akademiska högtider m.m.
Då verksamheten är integrerad är du aktiv inom både Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola och vid båda våra campus Johanneberg och Lindholmen. Du kommer ha din huvudsakliga arbetsplats på campus Lindholmen. I rollen nätverkar du aktivt både inom avdelningen, institutionen och de båda huvudmännen. Vi ser även att du tillsammans med dina kollegor är med och utvecklar våra rutiner för att säkerställa en hög servicenivå såväl internt som externt.
Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:
- Personaladministration
- Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider
- Diareföring/arkivering/även protokollskrivning kan ingå
- Inköp
- Ansvar för administration av konferenser och möten
- Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster
- Ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar och kontering av fakturor
- Felanmälan av faciliteter m.m.
Arbetsuppgifterna kan variera efter behov.
Anställningsform
Tidsbegränsad antällning på heltid fram till 31 december 2024.
Startdatum: Så snart som möjligt eller enligt överenskommelse
Kvalifikationer
Vi söker dig som:
- Har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande)
- Flerårig erfarenhet av administrativt arbete
- God datorvana
- Van användare av Officepaketet
- Kommunicerar väl på både svenska och engelska då vi verkar i en internationell miljö
Meriterande:
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig verksamhet
- Kunskap i Agresso, Proceedo, Primula eller andra relaterade system som Göteborgs universitet och Chalmers använder
För att lyckas i rollen behöver du ha ett genuint intresse för andra människor och trivas med att samarbeta med andra. Som person är du serviceinriktad, kan arbeta självständigt och har förmåga att ta egna initiativ för att hitta lösningar att utveckla och effektivisera det administrativa arbetet. Vidare är självgående, effektiv, noggrann och är flexibel i ditt arbete. Du har ett strukturerat arbetssätt med god förmåga att planera ditt arbete och att prioritera, samt att hantera många olika uppgifter samtidigt.
Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
- Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
- Semester upp till sju veckor per år.
- Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
- Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.
Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och referensnummer 20240429. Dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:
CV
Observera att du inte ska bifoga ett personligt brev, istället ber vi dig att svara på några urvalsfrågor i samband med att du laddar upp din ansökan. Vi kommer inte att ta hänsyn till personliga brev som bifogas.
Övrigt (valfritt)
- Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.
Sista ansökningsdag: 2024-08-11
Vid frågor, vänligen kontakta
Anna Engkvist, administrativ chef, anna.engkvist@chalmers.se
Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering.
Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället. Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt.